TL;DR
- Menentukan gambaran acara dan scope of work sejak awal sangat disarankan agar pemilik event punya batas peran dan kebutuhan yang lebih jelas.
- Memperjelas output dan menentukan person in charge juga bisa jadi pertimbangan agar keputusan selama persiapan lebih terarah dan tidak mudah berubah di tengah proses.
- Mencatat hal yang sifatnya non-negotiables penting agar tim memiliki acuan yang sama tentang hal yang harus dipertahankan dan hasil yang ingin dicapai.
- Jika pemilik event belum sepenuhnya siap atas kelima hal ini, event organizer dapat membantu dengan mendiskusikan dan memetakan kebutuhan melalui proses diskusi sejak awal
Tidak bisa dipungkiri bahwa menyiapkan event akhir tahun memiliki tantangannya sendiri. Di periode yang sama, pemilik event juga sedang mengejar target, menyelesaikan laporan, dan menutup berbagai pekerjaan tahunan.
Di titik ini, event organizer (EO) bisa membantu sesuai kebutuhan agar pemilik event tetap bisa fokus pada pekerjaan utamanya.
Namun, sebelum mulai menghubungi EO yang potensial untuk diajak bekerja sama, ada baiknya pemilik event menyiapkan beberapa hal terlebih dahulu.
Semakin jelas gambaran awal yang dibawa, proses diskusi berjalan lebih efektif dan tim bisa menghindari perubahan arah yang terjadi berulang kali saat pengembangan acara. Lima hal berikut bisa menjadi bekal awal sebelum mulai berdiskusi dengan EO.
1. Menentukan Brief dan Scope of Work
Tim bisa mulai menentukan dari hal paling mendasar: acara ini dibuat untuk apa, siapa pesertanya, dan bagian mana yang ingin ditangani sendiri atau diserahkan ke EO.
Supaya lebih mudah, bagi kebutuhan ke dalam tiga kelompok: ditangani internal, diserahkan ke EO, dan dikerjakan bersama. Misalnya, daftar tamu dipegang internal, kebutuhan produksi ditangani EO, sementara rundown disusun bersama.
2. Menentukan Output yang Dibutuhkan
Jangan berhenti pada menentukan “butuh dokumentasi” atau “butuh laporan”. Tim bisa lebih detail dalam menentukan bentuk akhirnya. Apakah perusahaan membutuhkan raw files H+1, video highlight di hari yang sama, post-event report, atau materi lain?
Semakin spesifik hasil yang diharapkan, semakin kecil ruang untuk asumsi yang berbeda di tengah proses.
3. Menentukan Person in Charge
Siapa yang akan menjadi penghubung utama antara perusahaan dan EO? Tim bisa menunjuk satu person in charge atau PIC untuk membantu komunikasi tetap terarah.
Masukan dari divisi lain tetap bisa masuk, tetapi sebaiknya melalui satu pintu. Pemilik event juga perlu membedakan keputusan minor yang bisa langsung diputuskan PIC dan keputusan besar yang masih membutuhkan persetujuan stakeholder.
4. Mencatat Hal yang Tidak Bisa Diubah
Setiap acara biasanya punya beberapa hal yang mutlak dan wajib hukumnya untuk dilakukan. Misalnya berupa tanggal, lokasi, kapasitas venue, aturan makanan, protokol tertentu, atau pengisi acara yang jadwalnya tidak fleksibel. Hal-hal seperti ini sebaiknya dijadikan daftar dan disampaikan sejak awal.
Dengan begitu, pemilik event punya batas yang jelas mengenai bagian mana yang masih bisa disesuaikan dan mana yang harus tetap dipertahankan, baik selama proses perencanaan maupun pada saat sudah dikembangkan.
5. Memastikan Tolok Ukur Keberhasilan
Tolok ukur keberhasilan juga perlu dipikirkan sejak awal agar para anggota pemilik event memiliki gambaran yang sama tentang hasil yang ingin dicapai.
Ukurannya bisa berbeda untuk setiap acara, mulai dari jumlah kehadiran, ketepatan waktu pelaksanaan, tingkat interaksi peserta, hingga performa konten setelah acara. Indikator yang lebih jelas membantu tim Anda menentukan prioritas selama persiapan
Kalau lima hal ini belum sepenuhnya siap, bagaimana?
Tidak masalah, kok. Persiapan berdasarkan diskusi internal memang membantu, tetapi bukan berarti pemilik event harus datang dengan semua jawaban.
Dalam praktiknya, ketika pemilik event belum memiliki semua jawaban sejak awal, Mypro Komunika akan memulai dari diskusi untuk menggali tujuan acara, memetakan prioritas, serta memperjelas pembagian peran dan kebutuhan saat eksekusinya.
Kami memahami bahwa menyiapkan event di tengah pekerjaan yang tetap berjalan tentu bisa menambah beban bagi pemilik event. Karena itulah Mypro Komunika hadir untuk membantu merapikan prosesnya.
Mulai dari memahami tujuan acara, memetakan kebutuhan, hingga menyusun pembagian peran yang lebih jelas. Kami percaya event yang baik lahir dari proses diskusi dan kerja sama yang membuat setiap pihak memahami apa yang diperlukan.
Jika tim Anda sedang mempersiapkan event dan masih ingin mendiskusikan kebutuhan yang ada, hubungi Mypro Komunika melalui email [email protected]. Ceritakan gambaran awal acara Anda dan mari mulai dari sana.